So geht’s: In wenigen Tagen papierlos

Doxie

Wenn man sich die Papierstapel ansieht, die sich mit den Jahren ergeben haben, hört sich die Idee "Papierlos" erst einmal toll an. Aber das Material muss dann vollständig gescannt und auch noch katalogisiert werden, um es wiederzufinden. Wie man das mit einem winzigen Scanner, einer Eye-FI-WLAN-Karte und Evernote bequem bewerkstelligt zeigen wir euch.

Nach dem ersten Installationsprozess ist die Einheit aus dem Einzugsscanner Doxie und der WLAN-SD-Karte Eye-Fi sowie der Notizzettel-Anwendung Evernote eigentlich ganz einfach.

An ein oder zwei Tagen der Woche sollte man bei hohem Papieraufkommen eine kleine Scan-Session einlegen. Mit der Doxie-Software werden die eingescannten Daten erfasst und in PDFs umgewandelt, die dann zu Evernote geschickt werden. Das kann natürlich ganz schön lange dauern, wenn es viele Papiere sind, die eingelesen werden müssen. Und klar – gebundene Bücher und Zeitschriften, die ihr nicht zerlegen wollt, lassen sich mit einem Einzugsscanner nicht einlesen. Dafür braucht man dann einen Flachbett-Scanner.

Dank der eingebauten Zeichenerkennung in Evernote (OCR) lassen sich die Dokumente auch durchsuchen. Außerdem sind dann eure digitalen Kopien nicht nur auf eurem Rechner sondern auch lassen sich auch mit mobilen Geräten von überall her lesen, da es Apps von Evernote nicht nur für Mac und Windows sondern auch für iOS, Windows Phone und Android gibt. Evernote verwendet für die Datenübertragung SSL. Geheime Dokumente würde ich natürlich trotzdem nicht in der Cloud speichern.

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Was braucht man

* Doxie One oder Doxie Go: Der Doxie One ist das preiswertere Gerät der beiden Scanner, aber dafür ist der Doxie Go mit einem Akku ausgerüstet, so dass man auch ohne Netzanschluss scannen kann.

* Evernote: Ein Evernote-Konto ist Pflicht – für den Anfang tut es die kostenlose Version

* Eye-Fi X2 SD-Karte. Wenn man die Eye-Fi Karte in den Doxie-Scanner steckt, werden die darauf abgelegten Scans per WLAN auf den Rechner übertragen. Auch wenn das erst einmal ein höherer Einrichtungsaufwand ist, zahlt es sich aus, wenn der Scanner beim Einlesen nicht direkt am Rechner hängen muss. Das ist natürlich beim Akkumodell des Scanners ganz besonders schick.

Einrichtung des Doxie und Scan-Beginn

Der Doxie muss erst eingerichtet werden:

1. Aktuelle Doxie-Software herunterladen und installieren

2. Die Software öffnen und den Doxie an den Rechner anschließen. Wenn es sich um den Doxie Go handelt, sollte man ihn bei dieser Gelegenheit voll aufladen.

3. Die Kalibrierungsseite muss mit dem Scanner eingelesen werden, wie es in der Anleitung beschrieben wird.

4. Wer die Eye-Fi Karte verwendet, muss sie über den Kartenleser mit dem Rechner verbinden und den Einstellungsdialog durchgehen, um sie mit dem eigenen WLAN zu verbinden bzw. mit dem WLAN des Rechners. Die Karte wird dann in den Doxie-Scanner gesteckt.

5. Mit einer Beispielseite wird der erste Scan durchgeführt. Der gewünschte Seiteninhalt muss nach oben zeigen.

Das ist für den Anfang alles. Wer den Doxie-One verwendet, muss ihn über USB mit Strom versorgen. Wenn man die Akkuversion verwendet, kann man 100 Seiten ohne externe Stromversorgung einlesen.

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Scans verwalten

Wenn der erste Papierstapel eingescannt wurde, müsst ihr am Rechner die Doxie-Anwendung öffnen. Wer die Eye-Fi-Karte verwendete, sollte seine Scans nun schon sehen. Nutzer ohne WLAN-SD-Karte können nun die Bilder importieren. Wenn es sich um mehrseitige Dokumente handelt, kann man sie mit der Doxie-Software zu virtuellen Stapeln zusammenfügen.

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Evernote einrichten

Bevor ihr Scans vom Doxie weiterverarbeiten könnt, müsst ihr die Doxie-Software mit Evernote verbinden:

1. In den Einstellungen wählt man “Local Apps” aus

2. Den + Knopf drücken und Evernote aussuchen

3. Im Format-Menü sollte man PDF aussuchen. Die Option OCR muss nicht gewählt werden, da das Evernote erledigt.

Das wars. Nun lassen sich die Scans als PDFs direkt zu Evernote schicken.

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Die Organisation

In Evernote können die Dokumente aus vielerlei Weise organisiert werden. Die gebräuchlichsten sind Schlagwörter und Notebooks. Die Verschlagwortung ist recht aufwändig, deshalb konzentrieren wir und hier auf die Notizbücher (Notebooks).
Zunächst sollte man ein generelles Notizbuch anlegen, in das alle Scans geworfen werden. Darüber hinaus lassen sich Unter-Notizbücher erzeugen, mit denen die Scans besser kategorisiert werden können. Per Drag und Drop können die Notizen verschoben werden.

Wer sich die Mühe machen will, kann natürlich auch jeden Scan verschlagworten. Das funktioniert mit bereits vorhandenen Schlagwörtern ebenfalls per Drag und Drop. Ansonsten muss man die Schlagwörter erst eintippen.

Was sich noch mit dem System anstellen lässt

Die Ablage in Evernote hat den Vorteil, dass man auch mit mobilen Geräten auf seine Dokumente zugreifen kann. Die Dokumente lassen sich aus Evernote heraus übrigens auch weiterleiten. Selbst Freigaben auf Dokumente und Notizen sind möglich, so dass man auch im Team arbeiten kann.

Der Doxie One kostet bei Amazon beispielsweise knapp 150 Euro und eine Eye-Fi SD-Karte mit 8 GByte wird für rund 45 Euro angeboten. Der Doxie-One ist derzeit leider schlecht lieferbar.

[Via Gizmodo.com]

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